Data security management and data protection for video conferencing software

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REPORT


Data security management and data protection for video conferencing software Nicolas John · Maximilian Wellmann

Received: 1 September 2020 / Accepted: 21 September 2020 / Published online: 8 October 2020 © The Author(s) 2020

Abstract Corona crisis and video conferencing software – two terms that now belong together. However, the demands controllers have on video conferencing software can quickly reach the limits of data protection regulations. In recent years, the progressive development of video conferencing software has already excited many users and led to significant growth. In ad hoc situations, like the Corona pandemic, issues regarding data protection are all too often neglected. This is fatal considering the fact that the implementation of video conferencing software is accompanied by a large number of data protection and security issues that must be addressed and weighed up by the controller. At first glance, technically feasible solutions can quickly turn out to be “Trojan horses” and pose a serious threat to personal data. Therefore, the selection, set-up and use of data protection-compliant video conferencing software is of great importance for controllers. This article aims to examine relevant questions regarding data protection and security management from a European legal perspective. In particular, the detailed analysis of the requirements of the General Data Protection Regulation (GDPR) as well as the practical consequences for the controller should provide practicians an overview of the legal problems associated with the implementation and use of video conferencing software. Keywords Corona pandemic · Personal data · Video conference · GDPR · Controller · Processor This article is based on two articles published by the authors in the “Datenschutz und Datensicherheit” (DuD) issues 8/2020 [25] and 9/2020 [26]. N. John () · M. Wellmann Institut für Medien-, Telekommunikations- und Informationsrecht (ITM), Westfälische Wilhelms-Universität Münster, Münster, Germany E-Mail: [email protected] M. Wellmann E-Mail: [email protected]

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Int. Cybersecur. Law Rev. (2020) 1:39–50

Datensicherheitsmanagement und Datenschutz für Videokonferenzsoftware Zusammenfassung Corona-Krise und Videokonferenzsoftware – ein Begriffspaar, das inzwischen zusammengehört. Was sich Anwender von der Technik wünschen, kann allerdings schnell an die Grenzen datenschutzrechtlicher Regulierung geraten. Die fortschreitende Entwicklung von Videokonferenzsoftware hat in den letzten Jahren schon viele Nutzer begeistern können und zu einer deutlichen Verbreitung dieser Lösungen geführt. In Ad-hoc-Situationen wie der Corona-Krise stehen datenschutzrechtliche Aspekte allzu gern hinten an. Dies ist fatal, wenn man bedenkt, dass mit der Auswahl der Videokonferenzsoftware viele Fragestellungen von Datenschutz und -sicherheit einhergehen, die im Vorfeld vom Verantwortlichen beleuchtet und abgewogen werden müssen. Vieles, was sich auf den ersten Blick als technisch praktikable Lösung erweist, kann sich schnell als Da