Is jouw agenda een gatenkaas of goed gevuld?
- PDF / 557,402 Bytes
- 2 Pages / 595.276 x 841.89 pts (A4) Page_size
- 72 Downloads / 217 Views
Is jouw agenda een gatenkaas of goed gevuld? Praktijkmanager Margreet Wielinga gaf onlangs een lezing over agendaplanning op basis van het boek Optimale agendaplanning voor de tandartspraktijk van Dentiva.Voor Standby schreven we er een artikel over. Hoe voorkom je dat er gaten in de agenda vallen. Naast het opvoeden van de patiënt op het nakomen van afspraken, tips voor het goed vullen van de agenda. Door Yvonne Maassen
A
nders dan de titel doet vermoeden gaat dit artikel over gatenkaas in de agenda. Soms vallen er ondanks alle goede bedoelingen en inzet gaten in de agenda van de tandarts. Een deel kan worden opgevuld, maar een ander deel niet. Waardoor ontstaan de gaten? De grootste reden zijn de afzeggingen en de no-shows. Ook een onjuiste combinatieplanning is een oorzaak voor het ontstaan van gaten in de agenda. Is het zo erg dan dat er gaten in de agenda zitten? Je kunt dan toch iets anders doen? Toch hebben gaten negatieve effecten: • De flow ontbreekt in de dag; • Het team wordt ontevreden; • 10 minuten is te kort om andere dingen te gaan doen. Je gaat iets doen dat nooit lukt in 10 minuten, waardoor er te laat wordt gestart met de volgende behandeling.
Omzetdaling Omzetdaling is een niet te onderschatten gevolg van een gatenkaasagenda. Stel, je hebt twee gaten van 10 minuten per dag. Ga uit van 200 werkbare dagen per jaar met een omzet van €150 per uur. Een snelle rekensom leert ons dat we dan een omzetderving hebben van €10.000 per jaar! Gaten moet je zien als fouten. Echter, een fout maak je niet alleen. De fouten kunnen door alle lagen voorkomen worden (tandarts, assistent, organisatie en cultuur).
20
Standby nr 6 2017
Margreet Wielinga gaf een lezing over planning
• De tandarts kan de patiënt aanspreken op zijn gedrag wanneer hij een afspraak niet nakomt. • De assistent kan een extra reminder sturen en actiever met de agenda bezig zijn. Wat te denken van de vriendelijke, lieve begripvolle assistent? Zij zal de afzeggingen niet moeten belonen door snel een nieuwe afspraak in te plannen, maar de afspraak juist later inplannen. Of zij moet de patiënt kunnen motiveren om toch zijn afspraak na te komen, door het belang van de afspraak op de juiste manier te benoemen. • Cultuur: Als je flexibel omgaat met de tijd van de patiënt, dan verwacht de patiënt dat natuur-
www.bsl.nl/standby
lijk ook andersom. Voorkom het zelf verzetten of afbellen van afspraken en noteer altijd in de kaart waarom de afspraak is verplaatst en op wiens initiatief. Als je afspreekt dat je belt als er een gaatje valt is het niet erg. Op de snelbellenlijst zet je mensen die eerder willen komen of op verzoek van de tandarts. Als mensen hier op staan, ervaren ze dat als service. Overigens met het effect dat je toch dat gat in je agenda hebt weggewerkt, zonder flexibel te zijn omgesprongen met de tijd van de patiënt. • Organisatie: een goede agendaplanning realiseren We weten nu over het ontstaan van de gaten en de risico’s, maar hoe lossen we of voorkomen we gaten? Naast de gaten kan ook het dagritme van behandelingen van groot be
Data Loading...
